Organización del departamento de cajas en una nueva apertura

Organización del departamento de cajas en una nueva apertura

Mediante este post me gustaría poner de manifiesto de forma muy resumida, las principales acciones a tener en cuenta, a la hora de proceder a la organización de un departamento como el de cajas, visto desde la perspectiva de una nueva apertura.

Me gustaría aclarar que este post actúa de complemento a otros dos que ya abordé en su día como son: Los Puntos Claves en la Gestión del Sector de Cajas  y la Relación del Sector  de Cajas con otros Departamentos.

Podemos decir que la organización de un departamento como el de cajas en una nueva apertura, es algo por no decir complicado, si importante a la vez que minucioso, debido a  la cantidad de aspectos y tareas a realizar, una vez  ha comenzado la cuenta hacia atrás para el día”D”

En la apertura de una gran superficie, son muchos los profesionales de diversos departamentos trabajando contrarreloj, dando lo mejor de sí para que todo salga como está previsto, consiguiéndose siempre por no decir la mayoría de las veces

La puesta en marcha de un departamento como el de cajas exige el apoyo y la colaboración de distintos sectores, que deben de actuar como complemento y soporte , para poder configurar los distintos niveles sobre los que organizar las bases del colectivo . Esos departamentos serian:

  • Dirección
  • Capital Humano-Formación
  • Organización y Sistemas
  • Informática
  • Seguridad y Control
  • Mantenimiento-Instalaciones y Decoración
  • Recepción de Mercancías
Organización

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  • Dirección: El director del centro debe estar informado en todo momento de la situación y evolución del departamento, novedades, incidencias, y desarrollo de todos los acontecimientos que puedan o no afectar al cumplimiento de los plazos previstos. Siendo en todo momento, la figura a la que acudir como último recurso a la hora de solventar una posible incidencia, que se nos escapa o no está dentro del ámbito de nuestra competencia.
Organización

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  • Capital Humano-Formación: El trabajo en este departamento es fundamental a la hora de confeccionar equipos motivados y con perfiles adaptados al puesto. Son muchas las tareas a desarrollar, precisando para ello una comunicación constante entre El-La  Responsable de Cajas y Responsable de Capital Humano, estas  entre otras serian:  1) Coordinación entrevistas de selección de personal; 2) Formación teórico-práctica de la plantilla;3) Elaboración y diseño de la plantilla en cuanto a tipología de contratos- horarios, en función a las necesidades del centro, respetando en todo momento los efectivos teóricos presupuestados para el departamento; 4) Estudios de perfiles polivalentes. etc…
Organización

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  • Organización y sistemas: Este departamento nos debe de servir de base en  la actualización de conceptos, procedimientos, normativa, parámetros planificación, y porque no … aprovechar la apertura para actuar como centro  piloto en el lanzamiento de nuevos programas, servicios o proyectos de la compañia.
Organización

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  • Informática: Si falla la informática fallamos todos,  y lo peor de todo, fallamos a nuestros clientes. El realizar test antes de la apertura es fundamental. La realización de ticajes en los terminales punto de venta en modo de formación o prueba se convierte en algo necesario e imprescindible para asegurarnos el buen funcionamiento y comprobar las posible incidencias que podamos detectar para ser reportadas . Se debería comprobar : 1) La transmisión de artículos a las cajas, controladores o concentradores que rigen el funcionamiento de la línea y proporcionan informes  2) El funcionamiento de todos los terminales a través de la comprobación de todas las funciones tanto de hardware como de software. 3) Conocimiento de la ubicación en sala técnica de los servidores que controlan los procesos de línea de cajas ,en previsión ante un eventual problema que requiriese nuestra presencia. En resumen, velar por el buen funcionamiento de los equipos, testando previamente su perfecto estado, para  afrontar con garantía la ejecución de todos nuestros servicios con la mejor calidad.
Organización

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  • Seguridad y control: La relación con el departamento de seguridad debe ser continua y directa, sobre todo en la  Coordinación de los Protocolos de actuación en cuanto a :  1) control y custodia de efectivo, estableciendo  un calendario de entrega de cambio y recogida de efectivo con la  empresa de conteo externo. 2) Claves de seguridad (Cámara-Caja tranfer) por parte del personal responsable de del departamento de cajas encargado de la custodia y entrega de la recaudación diaria (Coordinadoras y Responsable de Cajas) . 3) Comunicación y coordinación  de protocolos y  mecanismos de control  para evitar pérdidas de mercancía, en pro de un mejor servicio al cliente  y  mejora de resultados.
Organización

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  • Mantenimiento -Instalaciones y Decoración. A través de Mantenimiento- Instalaciones y Decoración  nos debemos asegurar que tanto el front como el back office poseen todos los elementos y activos necesarios, previamente diseñados para el comienzo de nuestra actividad , para ello sería recomendable disponer  de un check list , con todos los elementos a tener en cuenta . De esta forma nos será más fácil priorizar y visualizar la evolución día a día de las tareas pendientes.
  • Recepción de Mercancías.  Ni que decir tiene la importancia de estar informado de la entrada continua de mercancía solicitada y que  vamos a necesitar, como por ejemplo : -Equipos Informáticos-Terminales Punto de Venta-Material Consumible- Material Oficina (talonarios, impresos, vales etc…)- Cestas compra-Activos Servicio Domicilio… etc

En resumen la función del  Responsable de Cajas en una apertura debe estar enfocada en establecer una coordinación interdepartamental, y a proporcionar los medios a su alcance, para que todos los agentes que intervienen en el proceso puedan ejecutar optimamente las tareas programadas que afectan al sector,  en tiempo y forma, aclarando y facilitando las posibles dudas, proponiendo soluciones ante incidencias detectadas , siempre bajo la  autorización, previa comunicación al máximo responsable del centro.

 

Organización

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Víctor Torres Vázquez

 

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